наше отечество — русский язык
 
   
 
 
 
манера поведения


Властелины собственного времени

У каждого из нас каждые сутки в распоряжении 24 часа. Но если у одного получается вместить в это время невообразимое множество дел и удовольствий, то другой ничего не успевает и не может найти резервы даже для самого необходимого. Между тем, резервы есть всегда! Так как же по собственному желанию выкроить «25-й час» в сутках?
 
 
маленькие работу работе часы обсуждения впечатление работы самостоятельно течение началом эффективно рабочего времени общение работа делу разговоры обсудить правила задания

по теме:

в той же рубрике:



Инструкции для работников

Определяйте продуктивные периоды

У всякого человека в течение дня есть более и менее продуктивные периоды. К примеру, кто-то до обеда полон энергии и жажды подвигов, после – превращается в сонную муху, а вечером «возрождается» и склонен к неспешной разработке креативных идей. В идеале каждому следует знать о себе следующие основополагающие моменты: какое время самое лучшее для отхода ко сну и для подъёма, сколько и когда сна требуется, какие задания и в какое время суток выполняются наиболее эффективно, а когда следует разрешить себе немного «поплевать в потолок»? Если указанных параметров вы пока ещё не знаете, то стоит – по крайней мере, в течение недели – письменно «протоколировать» своё состояние. Это очень результативный способ для последующего планирования и организации своей деятельности.

Если есть такая возможность, следует обсудить свой оптимальный график с начальством и коллегами. Скажем, во время наивысшей продуктивности мало смысла в проведении собраний – эти часы стоит использовать для сложной работы.

Всё больше предприятий предлагают своим работникам гибкий график – его варианты неисчислимы и позволяют выбрать для себя лучшее время работы. Если в вашей фирме такое пока не практикуется, то ничто не мешает подкинуть начальству такую идею.

Исправьте

свои организационные несовершенства

Очень часто непродуктивность использования времени вытекает из личностных особенностей, которые не так уж сложно самостоятельно обнаружить и скорректировать.

Например, у человека может быть установлена слишком высокая планка достижений, которых он ожидает от себя, но, увы, до такой планки он никогда даже не дотягивается. Ежедневник такого «рекордсмена» зачастую переполнен записями о текущих делах, которые необходимо выполнить срочно, а лучше – «ещё вчера». Это мешает и психологически, и организационно. Нужно перестроиться на реальные каждодневные цели, достижение которых будет стимулировать к дальнейшим подвигам.

Распространённое явление: отвлекаться от действительно важных заданий на всякую мелочёвку – лишь бы оттянуть начало серьёзной, но чем-то пугающей работы. В таком случае можно уговорить себя немедленно приступить к важному, но через час – пожалуйста, отвлечься на телефонные звонки, поиск дешёвых авиабилетов для летнего отпуска и тому подобное. Как правило, через час погружение в задание уже так глубоко, что становится не до «ерунды».

Нередка и следующая ситуация: человек, пусть даже и имеющий любимую профессию, занимается ею не в той форме, которая подходит его натуре. Кто-то любит работать в одиночку, а кто-то в команде; один самостоятельно принимает решения, другой предпочитает быть под чьим-то началом; многие любят общение с клиентами, но также немалое число людей избегают его всеми силами. В рамках почти любой профессии можно найти идеальную для себя форму её реализации, после чего, например, обсудить с начальством переход на удалённую или на разъездную работу, лучшее распределение обязанностей, а, может быть, даже смену рабочего места.

Никакого стресса!

В проведённом одним из научно-исследовательских институтов опросе о том, что больше всего нервирует тружеников на работе, с большим отрывом (более 45%) победил цейтнот (Zeitdruck). То есть – постоянная необходимость под давлением начальства и по требованию клиентов во всё более сжатые сроки успевать всё больше. Время в современном обществе становится самым дефицитным ресурсом наряду с энергией на различные дела.

Другие похожие исследования подтверждают, что до 80% жителей страны хотели бы трудиться более спокойно, размеренно, без стресса. Повлиять на это в положительную сторону отчасти можно и самостоятельно.

Существуют упражнения, которые способствуют профессиональной разгрузке и, в то же время, повышению производительности труда (как это ни парадоксально звучит). Например, к ним относится работа «без часов»: в течение рабочего времени из поля видимости убираются все часы, в том числе и в компьютере. Самое большее, на что можно ориентироваться, – это на собственное чувство времени, обращения коллег и звон колоколов соседней церкви или бой старинных часов. Попробуйте, и, возможно, в конце дня вы поразитесь тому, сколько всего вы успели – и без всякого цейтнота.

Психологи рекомендуют интересный тест: сесть на стул, закрыть глаза и ничего не делать в течение пяти минут. Это время не засекается по часам, а оценивается самостоятельно. Если в итоге оно оказалось меньше 4 с половиной минут – значит, трудовой день у вас перенасыщен, его необходимо разгрузить, а вам самим время от времени устраивать себе в качестве живительного вдоха «пятиминутки ничегонеделания». В том случае, если тест продолжался более 5,5 минут, возможно, что в профессиональном плане вы себя недооцениваете и способны замахнуться на большее.

Наконец, следующий совет: попробуйте выполнять рутинные задания не как попало, лишь бы отвязаться от них, но, напротив, – уделяя им особенно пристальное внимание. Что называется, «с чувством, с толком, с расстановкой». Этот эксперимент способен произвести совершенно неожиданный эффект: вернуть смысл в повседневную деятельность, повысить качество выполняемой вами работы. И в итоге, как ни странно, способствовать сокращению времени, затрачиваемого на «рутину».

Правила для начальников

У руководителей любого ранга вполне хватает своей работы, но зачастую начальникам приходится затрачивать массу сил и времени, решая проблемы подчинённых. Проблемы, возникающие в любой момент, по поводу и без него. Что ж, за парту в «школе собственного времени» не зазорно присесть и тем начальникам, которые хотели бы разгрузить свой график от неурочных прерываний.

Закрывайте дверь

В современных компаниях всё чаще придерживаются «демократической» системы, подразумевающей, что начальник всегда держит дверь своего кабинета открытой («для текущего контроля и мгновенного решения возникающих проблем»), а то и вовсе трудится в одном помещении вместе с подчинёнными. Не всегда такое решение оптимально. Лучше при­учить сотрудников к осознанию следующих фактов: если дверь, ведущая в кабинет босса, закрыта – значит, за ней идёт важная работа, принимаются решения – не мешать; если она притворена – заходить можно лишь по срочному делу; если открыта – доступ для всех и по любым вопросам.

Установите «неприкосновенное» время

Определённое время дня должно быть исключительно «в собственности» шефа – без того, чтобы его беспокоили не только сотрудники, но и посетители, даже звонками. Данный «тайм-аут» берётся не для отдыха, а для самой ответственной работы. Если чётко определить для себя «тайм-аут» и ежедневно брать его, не назначая встреч, не планируя сторонних дел, оградив себя от контактов, то это закрепится в привычку и даст нужный эффект: за время «тайм-аута» можно будет успевать сделать поразительно много.

Установите время для общения

Строго определённые часы, напротив, должны быть предназначены для всех желающих побеседовать с руководителем. Организация контактов подобным образом позволит не терять время на «живое общение» в течение остального рабочего дня и, опять-таки, эффективно принимать оперативные решения.

Правила для подчинённых

Очень часто в компаниях укоренена такая практика: подчинённые должны отрываться от текущего задания и бежать по первому зову начальства, а придя, нередко ещё и ожидать завершения его телефонного разговора, визита делового партнёра и так далее. Вероятно, такой порядок вещей должен лишний раз доказать руководству его значимость, но при этом оно, руководство, забывает о том, что сотрудники таким образом теряют своё рабочее время (между прочим, оплачиваемое фирмой), продуктивность их труда снижается. Может ли сам работник как-то противодействовать подобной ситуации? Ответ – да.

Берите работу с собой

Если начальник регулярно злоупотребляет терпением сотрудников, выжидающих его в приёмной, то таким сотрудникам стоит – разумеется, при наличии возможности – брать с собой текущие бумаги и прочую работу. Так можно и скоротать время, и представить в выгодном свете свою трудовую активность.

Назначайте время самостоятельно

В процессе реализации проектов, которые точно интересуют руководство, наиболее эффективный способ не быть оторванным от важного задания – назначать время для встреч по собственной инициативе. Это, опять же, оставляет хорошее впечатление и, главное, позволяет подготовиться к разговору в удобные часы. Разумеется, лучше предлагать, как минимум, два варианта времени обсуждения, чтобы, соблюдая субординацию, предоставить шефу возможность выбрать подходящий для него.

Правила для коллег

Бесконечные разговоры с коллегами, пусть даже и по делу, сильно отвлекают от работы и резко уменьшают её продуктивность. Но и здесь можно установить несколько полезных правил.

Попросите коллег не беспокоить вас по пустякам

Каждому по силам объяснить сослуживцам, что ему лучше всего работается в определённом режиме (или в соответствии с так называемыми «биоритмами») и что, скажем, между 14 и 16 часами беспокоить его не следует, так как это – наиболее эффективное для работы время. К этому добавим, что для всех работников будет удобнее, если все более-менее важные обсуждения также будут назначаться на одно и то же время.

Спрашивайте других, не заняты ли они

Прежде чем врываться к коллеге в разгар его рабочего дня, стоит поинтересоваться, есть ли у него в данный момент возможность в течение 5 или 10 минут обсудить ваши дела. Так стоит делать всегда, если только не требуется простой ответ на одиночный вопрос. Возможно, следование вами такому нехитрому, но почему-то крайне редко соблюдаемому в фирмах правилу станет хорошим примером профессиональной этики и для остальных.

Отправьте болтуна восвояси

Почти в каждом коллективе есть любители «почесать языки». Вроде бы и на рабочие темы, но с бесконечными подробностями и отвлечённо. Завидев такого краснобая возле себя, следует сразу же – дружелюбно, но твёрдо – предварить поток его красноречия, например, следующим образом: «Извините, у меня сейчас самый важный момент работы, надо для клиента уже сегодня всё закончить. Как сделаю, сможем поговорить». После чего сразу же вернуться к работе, не дав шанса на развитие дискуссии.

Профилактические «маленькие разговоры»

Пришедшее из английского словосочетание «Small Talks» («маленькие разговоры») означает обмен социальными любезностями из нескольких фраз. Такое общение демонстрирует дружелюбие и интерес собеседников друг к другу и проходит без глубокого обсуждения жизненных проблем. Увы, излишне «приставучие» коллеги нередко мешают своими «маленькими разговорами» рабочему процессу: потребность в подтверждении социальной значимости вообще присуща многим людям. Для того чтобы показать свою принадлежность к коллективу, интерес к сослуживцам, «маленькие разговоры», действительно, незаменимы. Их рекомендуется вести регулярно, но – во время перерывов, а также до начала или по окончании рабочего дня. Тогда они не помешают работе. Соблюдения такого режима вполне достаточно для того, чтобы не прослыть букой. Да и болтливые коллеги со временем это оценят и ослабят свой напор в те периоды, когда вы работаете.

Правила приёма клиентов

Клиентов и посетителей тоже можно – хотя бы в определённой мере – организовать, чтобы работа не превратилась в сплошное бесцельное общение с ними (если, конечно, в этом и не заключается вся работа).

Переходите к делу

Даже с хорошо знакомыми клиентами в рабочее время лучше всего сразу после обмена приветствиями переходить к делу. Например, вместо вопроса «Ну как ваши дела?», более подходящим будет: «Итак, что мы хотим обсудить?». Если и есть что-то важное в личных делах посетителя, о которых он непременно хотел бы рассказать, второй вопрос никак этому не воспрепятствует. А вот первый способен побудить к долгой пустой болтовне.

Непрошеных визитёров держите на дистанции

Если посетитель действительно не зван, не стоит проявлять по отношению к нему чудеса гостеприимства. В то же время необязательно и грубо отшивать – достаточно не делать пребывание для него чересчур комфортным. Например, не предлагать выпить кофе, а вместо мягкого кресла указать на стул, не откидываться в кресле самому, а сидеть прямо в слегка выжидающей позе. В таком случае велика вероятность, что гость быстро перейдёт к делу.

Сообщайте, сколько времени у вас в распоряжении

Очень эффективно перед началом беседы сообщить, сколько времени для разговора у вас есть в наличии. В комнате для визитов на видном для посетителей месте должны висеть часы. Немного жёсткая, но очень эффективная мера – перед началом беседы снять собственные наручные часы и демонстративно положить их перед собой. Сигнализировать об окончании оговорённого времени можно захлопыванием папки с бумагами по делу, завершающими фразами («По-моему, у нас состоялся очень плодотворный разговор, спасибо вам»), вставанием с места. Если все эти действия кажутся чересчур откровенными, можно заранее попросить секретаря или коллегу через определённое время «вызвать» вас звонком, чтобы закруглить беседу.

Практически любую деловую встречу желательно завершать добрыми словами, похвалами в адрес собеседника и искренней надеждой на дальнейшие контакты: таким образом у клиента сложится в итоге позитивное впечатление, даже если вы посвятили ему всего десяток минут. В конце концов, позитивное или негативное впечатление складывается независимо от количества посвящённых тебе минут, главное здесь – дружелюбие и результативность общения. Особо важных гостей стоит проводить не только до двери кабинета, но и до лифта, или даже до автомобиля.

Яна Илькун

№ 9, 2012. Дата публикации: 02.03.2012