наше отечество — русский язык
 
   
 
 
 



Переосмысливание рутинных ритуалов

В каждой организации существуют процессы, которые совершаются по старинке или по традиции, на деле не являясь более актуальными. Если объём работы не позволяет тратить время на неэффективные ритуалы, если всей компании нужно экономить, если сотрудник хочет зарекомендовать себя инициативным рационализатором, то некоторые привычные процессы стоит предложить переосмыслить. Тем более следует подумать над этим тому, кто сам является руководителем.
 
 
точки производится процессы традиции доска привычные рабочего компании зрения паушальные времени телефонного собрания суммы протокол деле ритуалы проще совершаются

по теме:

в той же рубрике:



Адью, протокол!

После «летучек», «пятиминуток», «брейн-штормов», производственных совещаний, заседаний общества садоводов-любителей и родительских собраний практически всегда тот, кто с помощью пометок в блокноте от руки вёл протокол, должен складно переформулировать их, напечатать на компьютере, разослать всем присутствовавшим и заинтересованным лицам. В большинстве случаев это – сизифов труд, неприятное и неблагодарное занятие, но традиции крепки. Однако стоило бы задуматься над тем, сколько рабочего времени при этом оплачивается впустую.

Решение: во время собрания протоколист чётким почерком конспективно, отдельными абзацами записывает важнейшие моменты, которые заключаются в ответах на вопросы: кто, что, когда сделает? (остальное – художественная проза). Сразу по окончании всё это зачитывается вслух, если необходимо – корректируется, затем копируется, раздаётся. Контроль выполнения производится в начале следующего собрания. Ещё проще делать это сразу по ходу, на магнитно-маркерной доске (флипчарт).

Без переключений

Наличие в компании центрального телефонного коммутатора (или диспетчера) говорит, в большинстве случаев, о неэффективности этой компании. А между тем, насколько же распространено это лишнее звено, ворующее у всех сторон время!

На самом деле для связи фирмы со всеми партнёрами и клиентами достаточно прямого телефонного номера, который и нужно сообщать в электронных и обычных письмах, в факсах, на визитках. А на сайтах, в проспектах, рекламных материалах следует сразу после описания групп услуг или товаров указывать телефоны отделов и сотрудников, с которыми нужно связываться лицам, заинтересованным в конкретных темах или вопросах.

Командировка «всё оплачено»

Едва ли что более утомительно в деловых поездках (и после них), как сбор всех сопутствующих расходам квитанций – с последующим составлением отчётов для бухгалтерии, которая частенько считает, что командированные ездят, в основном, развлекаться.

Если некие поездки совершаются систематически, если по ним уже накоплен некий опыт, то проще и, в конечном счёте, экономнее (с точки зрения рабочего времени) ввести паушальные суммы на командировочные расходы. Данные паушальные суммы подсчитываются, исходя из уже выплаченных в прошлом сумм, но, возможно, для гарантии слегка перекрывают таковые. С налоговой точки зрения, особой разницы здесь как для работодателя, так и для работника быть не должно (сэкономленные сотрудниками «себе в карман» небольшие деньги можно рассматривать как премию – за удалённую от дома и часто ненормированную деятельность).

Доска объявлений

В современном офисном мире уже привыкли пользоваться электронными сообщениями – как по делу, так и без дела, или по мелочам. Никого не удивляет, когда сидящие рядом в кабинете коллеги посылают друг другу электронные письма, даже не пытаясь решить вопрос в личном общении. Часто производится массовая рассылка важных сообщений информационного характера: новых правил парковки перед зданием, праздничного расписания и т. д. Да мало ли что ещё происходит в повседневной жизни компаний, о чём необходимо знать всем сотрудникам.

В массе приходящей почты таким сообщениям легко затеряться или забыться. Эффективная альтернатива в современных, динамичных офисах – хорошо организованная, постоянно обновляемая доска объявлений, расположенная в таком месте, которое посещают (или мимо которого проходят) все без исключения. Новая информация на ней выделяется особым цветом или символом актуальности (допустим, крупным восклицательным знаком). Спустя короткое время все привыкают смотреть на доску, сообщения не пропускаются.

Приятное с полезным

Следующее довольно смелое решение вполне может оказаться инновационным и дающим лучшие результаты, чем привычные заседания. Речь о совещаниях, подавляющее большинство которых происходит внутри контор, за столом, частенько с кофе и сладостями, а то и сигаретами. Перемена обстановки и внесение динамики может преобразовать этот процесс – по крайней мере, если в собрании задействовано небольшое число участников, человек до пяти. По примеру Сократа, обсуждать рабочие проблемы можно… прохаживаясь, скажем, в близлежащем парке или сквере. Это вполне удобно, приятно, полезно для здоровья, а кроме того, при движении человеческий мозг функционирует по-другому и способен генерировать неожиданные идеи.

Так не пора ли пересмотреть некоторые застарелые ритуалы?

Яна Илькун

№ 7, 2012. Дата публикации: 17.02.2012