наше отечество — русский язык
 
   
 
 
 
манера поведения


Как самому перевести офис на «удалёнку»

Представим, что у вас – офисная компания. Для коммуникаций вы используете живое общение и электронную почту. Вы хотите перевести своих сотрудников на домашний офис. То есть хотя бы на время стать распределённой компанией. И не потерять в эффективности. Что вам для этого нужно сделать?
 
 
чат подходит работе сотрудники сотрудника личных используйте компании принципы чате удалённой удалённая сотрудников доступ работы контролировать людей it работа календарь

по теме:

в той же рубрике:



Подготовка IT-службы

1) Решаем вопросы с удалённым администрированием.

Первое, что вы делаете, – даёте приказ IT-службе установить на компьютеры сотрудников teamviewer/аналог + VPN. Смысл действия в том, что далеко не все сотрудники справятся с установкой и настройкой программного обеспечения (ПО) – им необходимо помогать, причём делать это удалённо.

Если у них рабочие ноутбуки, то всё просто. Если нет, ваши айтишники должны придумать, как они организуют это на личных устройствах людей. VPN может потребоваться для решения проблем с безопасностью.

2) Решите проблему с «железом» у сотрудников.

Чаще всего это значит, что нужно купить всем сотрудникам гарнитуры (наушники + микрофон) и проверить их работоспособность. Либо дать список рекомендованных моделей и оплатить их покупку. Одна из самых частых проблем – плохой звук при звонке. И она легче всего устраняется.

3) Решите проблему с интернетом.

Вторая проблемная точка связи после «железа» – плохой интернет, и 99% таких случаев происходят вне дома. Решить это просто. Выпускайте приказ о необходимости выходить в интернет со стационарной домашней линии (в том числе через домашний Wi-Fi) и начинайте это контролировать. Мобильная связь не подходит. Кафе не подходит. Гостиница обычно тоже не подходит.

Подготовка ПО

Два кита, на которых стоит удалённая работа – инструменты и психология. Удалённая работа в принципе стала возможна только с появлением определённых инструментов. В первую очередь это технологическая история. Машина не поедет без двигателя, удалённая работа невозможна без минимального набора критичных элементов. Так и тут.

Психологические моменты интересны и важны, но их рассматривать сейчас не будем. Это как отделка в автомобиле – влияет на комфорт и общее впечатление. Но они проявляются на длинной дистанции, а вам нужно начать как можно быстрее.

Успех удалённой работы критически зависит от наличия необходимого ПО. Перечислен минимум. При неиспользовании любого из них полноценная удалённая работа невозможна. И IT-департамент должен проследить за тем, что у сотрудников есть доступ ко всем этим инструментам.

4) Чат для всей компании

Telegram подходит только для очень маленьких команд. Используйте Slack или Microsoft Teams. Для небольших команд подходит Discord (он хоть и создан для геймеров, но это и удобный чат и «звонилка» одновременно).

5) ПО для видеозвонков

Под рукой у людей должно быть 2−3 альтернативных варианта. Zoom, Hangouts, Skype. Можно обходиться бесплатными версиями.

Во время звонков обязательно включается видео. Приучаемся «показывать» свой экран другим. Это увеличивает скорость передачи информации. Договорённости о звонках делаются через чат и заносятся в календарь. Сохраняем записи важных звонков.

6) Календарь у каждого сотрудника

Все встречи сотрудники заносят в личный календарь. По возможности заводим решение с календарём на всех (входит в Google Suite или Office 365). Календарь критически важен! Без него люди будут забывать о встречах.

7) Облачные сервисы с документами или wiki.

Облачные сервисы! Никаких папок на личных устройствах сотрудников. Google Docs, Office 365 или что угодно ещё. При звонке мы часто открываем документ и работаем в нём совместно. Это один из основных и очень удобных методов при удалённой работе.

Остальное ПО опционально.

Подготовка кадровой службы

8) Определяете список сотрудников для перевода на удалённую работу

Часть людей может остаться трудиться в офисе. Позаботьтесь, чтобы у них был доступ к тому же набору инструментов, что и у «удалёнщиков». В том числе – доступ к «переговоркам».

9) Оформляете всё документально

Нужно учитывать специфику вашей компании и требования регуляторов.

10) Заведите сотрудникам учётные записи во всех системах, заполните основную информацию

11) Проводите обучение, знакомьте с принципами

По итогам обучения желательно провести тест на знание основ.

Принципы эффективной удалённой работы

Если инструменты – это половина успеха, то правильная работа с ними и соблюдение базовых принципов – вторая половина.

Один гендиректор соблюдал эти принципы и заработал себе на яхту. А другой – нет, и его компания разорилась.

Что же это за принципы?

Удалённые сотрудники соблюдают часы присутствия на работе.

Они должны быть едины по компании (минимум 6 часов пересечения). Удалёнка не значит, что каждый работает, когда хочет. В рабочие часы сотрудники должны быть доступны. Либо предупредить руководителя о своём особом графике.

Доступность не значит мгновенные ответы в чате! Чат – асинхронный канал. Доступность значит, что с сотрудником в это время можно назначить встречу и он на неё придёт.

Как контролировать присутствие сотрудника на месте?

Никак. Контролируйте выполнение задач. Ставьте эти задачи и спрашивайте. Если вы будете контролировать присутствие, единственное, что сотрудники будут делать, – присутствовать и создавать видимость работы. Толку от этого будет ноль.

Чат – основной «клей» в компании.

Этот инструмент асинхронный – мы не требуем мгновенного ответа. Мгновенные ответы вредят продуктивности. Чат используется для решения простых вопросов, для фиксации договорённостей, для назначения встреч. В чате находятся все сотрудники компании.

Чат не используется для решения сложных вопросов.

Больше 50 сообщений в треде – собирайте видеоконференцию.

Работа с чатом – отдельная тема. Основные советы: используйте конвенции наименования каналов, треды, эмодзи. Не решайте общие вопросы в личных сообщениях – используйте публичные каналы.

В чате используются только реальные имена, фамилии и фотографии. Указаны телефоны и E-Mail для связи. Чат играет роль публичного справочника сотрудников.

Видеозвонок – основной способ решения всех вопросов.

Он полностью эквивалентен встрече в реале. Если кто-то считает, что вопрос должен быть решён таким звонком, то другие люди не должны требовать его решения в чате.

По умолчанию звонки проводятся не сразу после возникновения проблемы, а заносятся в календарь. Если участников много, предлагаем выбрать время. Самое быстрое – голосование в чате, но можно и специальными инструментами.

​Все договорённости фиксируются письменно после видеозвонка прямо в чате.

Вы ставите регулярные встречи-видеозвонки со своей командой, отдельно – с ключевыми сотрудниками лично.

Принципы организации рабочего места сотрудника

«Удалённый» сотрудник не занимается личными делами во время работы. Он объясняет своей семье, что не может отвлекаться даже на 5 минут (подготовьте методичку-объяснение о важности отсутствия отвлечений, которую сотрудник может показать своим близким). Работать и одновременно следить за детьми – практически невозможно. Сотрудники на удалёнке должны решить этот вопрос.

Итак, мы познакомились с основными инструментами и принципами работы. Подготовили IT и кадровую службу. Что же осталось?

Старт работы в режиме home office

Составляете чек-листы готовности от IT и кадровой службы.

Объявляете о дате начала. И все мероприятия, начиная с этой даты, заносятся в календари. Вместо обычных встреч проводятся видеозвонки.

Первое время у сотрудников будет много вопросов. Заведите канал помощи в чате, организуйте сессии вопросов-ответов по переходу на удалёнку в виде видеоконференций с трансляцией на своих сотрудников.

Вот и всё. Вы готовы к удалённой работе!





№ 16, 2020. Дата публикации: 17.04.2020