наше отечество — русский язык
 
   
 
 
 
интернет, компьютер, телефон
права и обязанности


Правила работы с электронной почтой

Более сотни электронных рабочих писем в день получает и отправляет среднестатистический германский служащий. А накануне Рождества, Нового года – ещё больше. Как противостоять этому цунами информации, которое отнимает рабочее время и нервы?
 
 
рабочее писем место ответить приходят получателя систему день электронного сотни переписке ящик обработку письмах письма цунами недели электронный написано информации

по теме:

в той же рубрике:



Группа исследователей с кафедры социальной психологии университета Эрлангена подсчитала: каждый человек, рабочее место которого предполагает использование компьютера, тратит 32 дня календарного года на обработку своей рабочей электронной почты. Письма приходят и приходят, на старые ещё не написано ответов, а новые продолжают сыпаться из Всемирной сети. Результатом этого, по мнению учёных, может быть не только недобросовестное выполнение непосредственных служебных обязанностей, но и нервный срыв.

Специалисты предлагают воспользоваться некоторыми советами, чтобы избежать негативных последствий электронного общения. В первую очередь, отключить в своём компьютере систему оповещения о только что пришедших письмах, особенно звуковую, и просматривать «ящик» в строго определённом режиме – каждый час или два раза в день. Есть смысл завести в своей почте несколько папок с разным приоритетом обработки писем от тех или иных корреспондентов, например, «ответить сегодня», «ответить завтра», «ответить в течение недели». Также рекомендуется использовать электронный календарь с функцией напоминания об особо важных адресатах и договорённостях.

B силах каждого пользователя обезопасить от почтового цунами своих коллег и партнёров. Во-первых, откажитесь от использования строчки «СС» для рассылки копий того или иного письма лицам, потенциально заинтересованным в получении информации, если эта заинтересованность не представляется профессионально важной. Во-вторых, ответственно относитесь к формулировке темы письма: так получателю легче будет рассортировать почту. В-третьих, избегайте цветового фона и нетрадиционных шрифтов, предпочтите классические Arial или Times New Roman – нестандартная форма электронного письма, по мнению психологов, вызывает раздражение получателя и желание отложить его обработку в долгий ящик. Это же касается избытка заглавных букв и восклицательных знаков, а также «смайликов»: эмоции уместны лишь в частной переписке, которую необходимо отделить от деловой не только для собственного комфорта, а и во избежание конфликтов с руководством.

Не место в служебной переписке приветствиям типа Hi, Huhu или Hola, а также пресловутому «красному флажку», символизирующему срочность. Адресат должен иметь возможность самостоятельно определить приоритет вашего послания. Кроме того, попадая под эмоциональное давление, он, опять же с психологической точки зрения, заранее будет настроен негативно к отправителю, независимо от содержания письма. И последний – но не по важности – совет: не пренебрегайте корректурой. Несмотря на некоторую вольность по отношению к орфографии, принятую в интернет-общении, имя получателя всегда должно быть написано правильно и не должно повторять его псевдоним или исходный электронный адрес.

№ 51, 2018. Дата публикации: 21.12.2018